Umowa zlecenia jest jedną z podstawowych umów wykorzystywanych w obrocie prawnym. Jej przedmiotem jest zobowiązanie jednej ze stron do wykonania określonej czynności dla innego podmiotu, z zachowaniem warunków określonych w umowie.
W przypadku umowy zlecenia, jak w przypadku każdej z umów, istnieje kilka opcji jej przygotowania, tj. można:
- wykorzystać jakiś wzór znaleziony w internecie;
- przygotować umowę we własnym zakresie;
- kupić wzór z pewnego źródła;
- zamówić indywidualnie dostosowaną umowę u prawnika.
Jak samodzielnie przygotować taką umowę omawiam poniżej. Należy jednak zaznaczyć, że im bardziej skomplikowanego przedsięwzięcia umowa dotyczy tym przygotowanie jej wymaga większego doświadczenia, ujęcia większej ilości pobocznych kwestii, a także wymaga ona dostosowania do konkretnej sytuacji. Poniżej przedstawione wskazówki dotyczą zatem sytuacji typowych, a w razie problemów lub bardziej skomplikowanych projektów zachęcam do kontaktu z moją Kancelarią w celu przygotowania optymalnej umowy.
I. Nazwa umowy
Zasadniczo umowa zaczyna się od wskazania jej nazwy. W tym przypadku będzie to zawierało zapis, że mamy do czynienia z umową zlecenia, który może także zostać wzbogacony o sprecyzowanie charakteru zleconych czynności.
II. Data zawarcia umowy
Kwestia ta może okazać się istotna, gdy zobowiązania określone w umowie powinny być wykonane w terminie liczonym od daty zawarcia umowy. Najprostsza jest sytuacja, gdy strony spotykają się i jednocześnie podpisują umowę. W takim wypadku wystarcza wpisać w umowie jako datę dzień, w którym zostały złożone podpisy. Natomiast w przypadku umowy zawieranej korespondencyjnie zastosowanie powinny znaleźć przepisy Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi oświadczenie woli jest złożone wtedy, gdy adresat mógł się z nim zapoznać, a zatem w dacie doręczenia mu korespondencji. Do zawarcia umowy doszłoby zatem dopiero w dniu odbioru przesyłki zawierającej umowę z podpisami obu stron. Oczywiście to od woli stron zależy, czy będą chciały wpisać w umowie rzeczywistą datę jej zawarcia, czy też zgodzą się na wpisanie w niej uzgodnionej daty.
III. Miejsce zawarcia umowy
Miejscem tym jest określona miejscowość, nie podaje się dokładnego adresu zawierającego ulicę, czy tez numer posesji. Kwestia ta przedstawia się w sposób zbliżony, jak kwestia daty zawarcia umowy. Najprostsza jest sytuacja zawarcia umowy przy jednoczesnej obecności stron. W innym wypadku konieczne może być przyjęcie fikcji zawarcia umowy w określonej miejscowości, lub też posłużenie się w tym zakresie regułami wynikającymi z Kodeksu cywilnego i wynikającą z niej zasadą skuteczności oświadczenia woli w chwili (i miejscu), w którym adresat mógł się z nim zapoznać.
IV. Strony umowy
Prawidłowe oznaczenie stron jest niezwykle ważne. I to nie tylko z punktu widzenia samej umowy, ale także ewentualnych przyszłych sporów jej dotyczących. Dlatego też warto zadbać o wpisywanie danych pozwalających sformułować w przyszłości pozew (adres zamieszkania, adres siedziby, PESEL/NIP, nr KRS).
Powszechnym błędem jest także wskazywanie jako strony nazwy indywidualnej działalności gospodarczej osoby fizycznej. Tego typu działalność gospodarcza nie ma bowiem osobnej, wyodrębnionej osobowości prawnej, a tym bardziej nie ma charakteru osobnej osoby prawnej. Przedsiębiorcą jest po prostu sama osoba fizyczna, która dla identyfikacji w obrocie gospodarczym otrzymała po prostu dodatkowe oznaczenie w postaci firmy (nazwy). Osoba taka w umowie występuje zatem poprzez oznaczenie jej imieniem i nazwiskiem, z dodatkiem swojej firmy.
Przykład prawidłowego oznaczenia:
Błażej Pietrzyk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Kancelaria Radcy Prawnego Błażej Pietrzyk, adres: ul. Rędzińska 130, 42-209 Częstochowa, NIP: 9492075792.
Zapis ten może być ewentualnie wzbogacony o numer PESEL, czy też adres zamieszkania – dla ułatwienia ewentualnego dochodzenia roszczeń w przyszłości. Wadliwym oznaczeniem byłby zatem zapis, w którym jako strona umowy zostałaby wskazana: Kancelaria Radcy Prawnego Błażej Pietrzyk.
Jak wynika z powyższego, nie jest także prawidłowe wskazanie, by jednoosobowy przedsiębiorca miał być reprezentowany przez siebie samego. Częstą, błędną praktyką w tym zakresie jest wskazanie, że przedsiębiorca jest reprezentowany przez właściciela.
W przypadku spółki konieczne jest również wskazanie jej nazwy, siedziby, adresu, czy też jakiegoś numeru identyfikującego. W przypadku spółek przepisy Kodeksu spółek handlowych, czy też ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stawiają także dodatkowe warunki specyficzne dla danego rodzaju spółki, jak np. wskazanie kapitału zakładowego.
W przypadku spółki umowa podpisywana jest zwykle przez osobę wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym jako osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Ewentualnie, na zasadach ogólnych, dopuszczalne jest podpisanie umowy przez inną osobę na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Przykład:
Aikikom Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Częstochowie (42-209), ul. Wały Dwernickiego 117/121, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000722145, Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 9492226127, kapitał zakładowy: 5.000,00 zł;
reprezentowana przez:
Błażeja Pietrzyka – Prezesa Zarządu, uprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki zgodnie z odpisem KRS, stanowiącym załącznik do niniejszej umowy.
Mocno zalecane jest także zdefiniowanie jak Strony będą określane w dalszej części umowy. W przypadku umowy zlecenia najłatwiej posługiwać się określeniami Zleceniodawca i Zleceniobiorca.
V. Przedmiot umowy
Zgodnie z art. 734 paragraf 1 Kodeksu cywilnego: Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.
Warto zatem posłużyć się tym przepisem jako podpowiedzią jako modelowo opisać przedmiot umowy.
Przykładowo:
Zleceniobiorca zobowiązuje się do świadczenia usług doradztwa w zakresie prawa cywilnego w wymiarze 8 godzin dla Zleceniodawcy.
Ewentualnie:
Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje zlecenie polegające na doradztwie w zakresie prawa cywilnego w wymiarze 8 godzin dla Zleceniodawcy.
VI. Zobowiązania stron/Inne postanowienia
Zobowiązania wynikają przede wszystkim z określonego powyżej przedmiotu umowy. Może być jednak mowa jeszcze o innych obowiązkach.
Ze strony Zleceniodawcy będzie to na przykład zobowiązanie do współpracy ze Zleceniobiorcą w zakresie realizacji umowy, w szczególności dostarczanie informacji w określonym czasie.
Ze strony Zleceniobiorcy będzie to zwykle zobowiązanie do realizacji zlecenia w sposób profesjonalny, czy też na określonym poziomie, lub też przy wykorzystaniu określonych narzędzi.
Zobowiązania te mogą być szczególnie istotne, gdy bez dostarczenia określonych informacji, czy narzędzi realizacja Zlecenia nie jest możliwa. Warto zatem by wykonawca zabezpieczył się przed sytuacją braku przekazywania informacji i mógł w takim wypadku np. zakończyć umowę.
W przypadku umowy zlecenia zasadne jest także uregulowanie w jaki sposób i jak często Zleceniobiorca będzie informował Zleceniodawcę o przebiegu Zlecenia. Strony powinny także ustalić w jaki sposób Zleceniobiorca złoży sprawozdanie z wykonania Zlecenia, a także jak wyda mu ewentualne efekty, które dla niego uzyskał w trakcie realizacji Zlecenia (o ile ma to zastosowanie) i w jaki sposób Strony rozliczą się z wykorzystywania rzeczy Zleceniodawcy.
Strony powinny także ustalić ile potrwa Zlecenie, a także czy i w jaki sposób możliwe jest jego zakończenie (poprzez wypowiedzenie lub odstąpienie). Zapisy te powinny także regulować kwestie rozliczenia Stron w takim wypadku. Z uwagi na przepisy regulujące umowy zlecenia, ważne jest ustalenie także kwestii, co Strony uważają, za ważny powód zakończenia umowy. W przypadku wypowiedzenia umowy, gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, Zleceniobiorca jest bowiem odpowiedzialny za szkodę.
VII. Rachunki/rozliczenia częściowe
Jeśli realizacja zamówienia ma zająć dłuższy okres czasu, a Zleceniobiorca chciałby otrzymywać płatności regularnie w trakcie realizacji Zlecenia konieczne jest uregulowanie jak często i w jakiej formie przekazywane będą rachunki/rozliczenia oraz płatności.
VIII. Wynagrodzenie
Konieczne będzie określenie jego wysokości (netto/brutto), terminu i sposobu płatności.
W razie umów długoterminowych istotne może być określenie zadatku, czy też płatności regularnych.
IX. Poufność
W trakcie realizacji Zlecenia często dochodzi do przepływu informacji, które są istotne dla przekazującego informacje. Dlatego też istotne może być zastrzeżenie klauzuli dotyczącej zachowania poufności.
By zobowiązanie do zachowania poufności miało rzeczywiste znaczenie musi być obwarowane karą umowną, która zastrzega konieczność zapłaty zryczałtowanego odszkodowania w razie udostępnienia takich informacji osobie trzeciej.
X. Pozostałe postanowienia
W ostatniej części umowy Strony zazwyczaj regulują takie kwestie jak poddanie ewentualnych sporów określonemu sądowi, wskazanie ilości wykonanych egzemplarzy umowy, czy też potwierdzenie, że załączniki stanowią część umowy.
XI. Podpisy
Dla uniknięcia wątpliwości powinny być one czytelne i obejmować imię i nazwisko. Przydatne jest także parafowanie pozostałych stron umowy.